13 modeli i przykładów wiadomości e -mail nieobecności

Wybierz opcję Aktywowana automatyczna reakcja I określ datę rozpoczęcia aktywacji wiadomości. Sprawdzając Ostatni dzień, Automatyczna odpowiedź automatycznie dezaktywuje się w wybranej terminie. Wprowadź swój brak braku w polu przewidzianym do tego celu. Pamiętaj, że Gmail oferuje wiele opcji kształtowania tekstu.

Napisz e-mail z nieobecności przed jego wyjazdem na wakacje

Twoje biuro jest uporządkowane, twoje pilne pliki są kręcone, a także walizka. Masz zamiar wybrać się na wakacje i wszyscy twoi koledzy są świadomi. Ale czy pomyślałeś o ostrzeżeniu innych pracowników, klientów i partnerów ?

Przed wyjazdem na długie tygodnie i w celu przewidywania nieporozumień i możliwych sytuacji awaryjnych, zaleca się aktywność automatycznej automatycznej sekretarki (lub menedżera nieobecności) Twojej skrzynki pocztowej. Prawdziwej marki profesjonalizmu, tej formalności nie można przeoczyć.

Ale jak to zrobić ? Jaka jest procedura programowania nieobecności e -maila ? Wyjaśniamy, jak zrobić ten krok na Gmail, Outlook i Windows 10.

Przygotuj jasną wiadomość

Przesłanie nieobecności musi być zwięzłe i szczelne. Cel jest jasny: zapobiegaj swojej nieobecności i wskaż datę zwrotu. Jeśli jesteś za długi, przesłanie traci swoją skuteczność i dlatego nie ma zainteresowania. W niektórych przypadkach można również zaoferować dane kontaktowe kolegi, aby skontaktować się. Jednak wolą wiadomość e -mail do numeru telefonu: Osoba zainteresowana będzie mniej zakłócona. Oczywiście należy unikać błędów pisowni.

Przykład wiadomości

Wersja dwujęzyczna

Jeśli pracujesz na arenie międzynarodowej, masz zainteresowanie oferowaniem przetłumaczonej wersji wiadomości.

Merci pour e -mail.

Jestem poza urzędem od [daty] do [daty] i nie będę miał dostępu do moich e-maili.

Skontaktuję się z tobą tak szybko, jak to możliwe.

W nagłych wypadkach prosimy o kontakt [xxxx] e -mailem [[email protected]].

Osobisty dotyk

Bycie jasnym i zwięzłym nie oznacza bycia żadnym i konwencjonalnym. W zależności od sektora aktywności i funkcji, a zwłaszcza jeśli masz do czynienia z klientami, możesz odtwarzać kartę kreatywności i lekkości, przesuwając ukłon w stronę twoich produktów: ” W mojej nieobecności nie wahaj się spojrzeć na nasze witryny Hellowork, Helloworlace i BDM. Następnie możemy wymienić po powrocie. »»

Pułapki

W żadnym wypadku nie zostawiaj numeru telefonu. Nawet jeśli nie jesteś zwolennikiem odłączenia na wakacjach i od czasu do czasu konsultujesz się.

Jak aktywować wiadomość ?

Automatyczny e -mail na Gmailu

Aby aktywować funkcję automatycznej odpowiedzi, kliknij koło wycięte w prawym górnym rogu i wybierz Zobacz wszystkie pArametry. Na karcie ogólnej, po lewej górnej części, przejdź bezpośrednio do sekcji automatyczna odpowiedź (Ostatnia sekcja sekcji).

Wybierz opcję Aktywowana automatyczna reakcja I określ datę rozpoczęcia aktywacji wiadomości. Sprawdzając Ostatni dzień, Automatyczna odpowiedź automatycznie dezaktywuje się w wybranej terminie. Wprowadź swój brak braku w polu przewidzianym do tego celu. Pamiętaj, że Gmail oferuje wiele opcji kształtowania tekstu.

Jeśli chcesz ostrzec tylko korespondentów występujących w książce adresowej Gmaila, zaznacz pole Wyślij odpowiedź tylko ludziom w moich kontaktach. Następnie sprawdzanie sprawdzania Zapisz zmiany na dole strony. Jeśli nie zaznaczyłeś pudełka Ostatni dzień, Aby dezaktywować automatyczną sekretarkę, po prostu wróć do karty i wybierz opcję Wyłączona reakcja automatyczna.

Automatyczna e -mail na temat programu Outlook

Przede wszystkim sprawdź, czy masz konto wymiany. Aby to zrobić, po prostu otwórz Outlook i sprawdź, czy wiadomość „Połączone z Microsoft Exchange” pojawia się na twoim pasku stanu.

Aby aktywować funkcję automatycznej odpowiedzi, kliknij kartę Plik, Następnie kliknij Automatyczne odpowiedzi. Otworzy się okno dialogowe i musisz tylko sprawdzić Wyślij automatyczne odpowiedzi. Opcje Czas rozpoczęcia I Koniec czasu Umożliwia umówienie się na automatyczną wiadomość dlaWysyłaj tylko w tym czasie.

Następnie wpisz swoją wiadomość w zakładce W mojej organizacji, Lub Oprócz mojej organizacji W zależności od kontaktów, które chcesz wysłać automatyczną odpowiedź. Sprawdź sprawdź, klikając OK.

Automatyczny e -mail w systemie Windows 10

W Poczta, Kliknij u dołu po lewej ikonie koła naciętych. W zakładce Ustawienia który jest po prawoprze, kliknij Automatyczne odpowiedzi. Jeśli kilka kont jest skonfigurowanych w aplikacji, wybierz konto, które Cię interesuje na liście Downdown. Następnie przejdź kursor pozycji Wyłączony ma Aktywowany. Wprowadź swój brak braku w polu przewidzianym do tego celu.

Sprawdzając opcję Wyślij odpowiedzi tylko do moich kontaktów, Unikaj wysyłania automatycznej wiadomości do list dyfuzji. Po powrocie z wakacji, aby dezaktywować swój e -mail nieobecności, pamiętaj o ponownej realizacji tej samej manipulacji.

Kredyty fotograficzne: Suteren Studio/Stock.cegła suszona na słońcu.com

• Udostępnij artykuł na temat

Wszystko o zatrudnieniu we Francji: porady, życie zawodowe, firmy, które rekrutują, klikając subskrybuję, akceptujesz CGU, a także naszą politykę prywatności opisującą cel przetwarzania danych osobowych.

Więcej wiadomości o Pro Life

• Life Pro Macierzy urlop: jak obliczyć datę rozpoczęcia i kiedy zapobiec pracodawcy ?
• Życie zawodowe mogę zostać zwolnione, jeśli zbyt często jestem na zwolnieniu chorobowym ?
• Pro CPF Life: Pracownicy nie będą odpowiedzialni za zapłacenie w 2024 roku
• Pro Life 5 Dobre powody, aby dokonać oceny umiejętności (nawet bez konwersji)

Wszystkie oferty pracy

• Oferty pracy według biznesu
• Oferty pracy na miasto
• Oferty pracy na firmę
• Oferty pracy według słów kluczowych

• Kim jesteśmy ?
• Rekrutujemy
• Dostęp do klientów

13 modeli i przykładów wiadomości e -mail nieobecności

Według LifeWire 62,86 % profesjonalistów woli korzystać z wiadomości e -mail do komunikacji w celach zawodowych. Jeśli dodamy do tego fakt, że kierownictwo wysyła średnio 40 profesjonalnych e -maili dziennie, wyraźnie wydaje się, że e -mail pozostaje główną metodą komunikacji stosowaną we wszystkich typach firm.

Jednak nie zawsze możliwe jest szybkie reagowanie na wszystkie otrzymywane wiadomości e -mail. Wyjeżdżają na wakacje, mogą zachorować lub mieć inne zobowiązania, które uniemożliwiają im odpowiedź na e -maile. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na e -maile, ważne jest, aby skonfigurować „Wiadomość o nieobecności w biurze” (ooo, poza biurem).

Czym jest przesłanie nieobecności ?

Komunikat o nieobecności to zautomatyzowana odpowiedź, która mówi nadawcy, że nie jesteś na swojej stacji roboczej. Oznacza to, że nie przeczytasz ani nie odpowiesz na e -maile tak szybko, jak zwykle. Służy do informowania nadawcy o następujących ważnych faktach:

1. Wzór, dla którego nie jesteś dostępny

Najczęstsze wzorce to:

• Urlop roczny/świąteczny

• Choroba

• Out -of -site trening

• Wydarzenia profesjonalne (str. były. salony lub konferencje)

• Pracujesz z innego miejsca

2. Kiedy nadawca może liczyć na odpowiedź

Zapewnienie realistycznego okresu reakcji jest niezbędne do ustalenia oczekiwań nadawcy. Jeśli nie konsultujesz się z e -mailami przez dwa tygodnie, ważne jest, aby to określić. Z drugiej strony, jeśli skonsultujesz się z swoimi e-mailami punktualnie, powiedz nadawcy, że Twoja odpowiedź zajmie więcej czasu niż zwykle.

3. Czas trwania nieobecności i data powrotu

Z reguły jest to konkretny data. Jednak nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza jeśli jesteś na zwolnieniu chorobowym. Jeśli to możliwe, wskazuj datę rozpoczęcia swojej nieobecności.

4. To

Zdarza się, że prośba o informacje pocztą elektroniczną jest pilna, dlatego zawsze musisz wskazać dane kontaktowe kolegi, które mogą pomóc podczas nieobecności. Upewnij się jednak, że twój kolega zostanie z wyprzedzeniem poinformowany.

Dodatkowe punkty do zapamiętania

Przesłanie nieobecności musi być profesjonalne, ale serdeczne. Może również wskazać, czy e -mail zostanie przeniesiony lub konsultowany przez innych kolegów. Rozsądnie jest również przeczytanie tekstu wiadomości, ponieważ wady pisania są podobne do braku profesjonalizmu.

Z drugiej strony, aby być naprawdę skutecznym, zautomatyzowana odpowiedź e-mail musi zawsze używać profesjonalnego języka . Ważne jest, aby pamiętać, że wszyscy, którzy wysyłają Ci e -mail, zobaczą to. Dowcipy, poruszające się nieodpowiednie lub dziwne komentarze nie muszą być.

Zalecamy również dołączenie korporacyjnego podpisu e -mail w wiadomości nieobecności. Pozwoli ci to przedstawić swoją markę, wskazać swoje dane kontaktowe, zapewnić bardziej profesjonalny wygląd i ostatecznie wyróżnić treści marketingowe.

Modele wiadomości o nieobecności

Poniższe modele mogą być używane w różnych okolicznościach. Po prostu dostosuj je do swoich konkretnych potrzeb.

Modele wiadomości nieobecności na wakacje/wakacje

To najczęstszy przykład Urzędu Nieobecności w biurze i często jest to ostatnia rzecz, którą robimy przed wyjechaniem na wakacje. Nie ma potrzeby zawierania szczegółów, takich jak miejsce, w którym się wybierasz, a jeśli wyjedziesz za granicę. Najważniejsze jest to, że w tym okresie nie odpowiesz na e -maile:

Dziękuję za wiadomość.

Obecnie jestem nieobecny na urlop. Wrócę na [datę] i nie będę miał dostępu do moich e -maili podczas mojej nieobecności.

Jeśli Twoja wiadomość jest pilna, skontaktuj się [Nazwa kontaktu] na następujący adres lub numer telefonu: [Adres e-mail/numer telefonu], który będzie w stanie Ci pomóc. W przeciwnym razie odpowiem tak szybko, jak to możliwe, jak tylko wrócę.

Obecnie jestem na wakacjach i nie mam dostępu do moich e -maili. Wrócę do biura w [dniu].

W mojej nieobecności prosimy o kontakt [imienia] na następujący adres: [Adres e-mail] Jeśli Twój e-mail wymaga natychmiastowego traktowania.

Model wiadomości na zwolnienie chorobowe

Nie jest konieczne podawanie nadawcy zbyt wiele szczegółów, ale ważne jest, aby określić, że nie będziesz dostępny. Jeśli jest to choroba długoterminowa, możesz nie być w stanie określić daty powrotu.

W takim przypadku pamiętaj, aby podać dokładne dane kontaktowe osoby, która przejmuje twoją nieobecność:

Obecnie jestem na zwolnieniu chorobowym i nie będę mógł odpowiedzieć na e -maile.

Mój powrót do biura jest zaplanowany na [szacunkowy data].

Skontaktuj się [nazwa] pod następującym adresem i numerem telefonu [adres e-mail i numer telefonu], które chętnie pomogą ci pod nieobecność.

Modele późnej odpowiedzi

Jeśli nie możesz łatwo odpowiedzieć na e -maile podczas pracy, wyraźnie wskaż to z braku nieobecności. Pomoże to zdefiniować oczekiwania nadawcy w kategoriach odpowiedzi:

Dziękuję za wiadomość.

Obecnie jestem nieobecny z powodu [rozumu]. Wrócę do biura w [dniu]. Od czasu do czasu będę konsultować się z moimi e -mail, ale prawdopodobnie nie będę w stanie odpowiedzieć natychmiast.

Jeśli Twoja wiadomość jest pilna, skontaktuj się z moim/mój [college/menedżer], [Nazwa kontaktu] Pod następującym adresem lub numerem telefonu: [Adres e-mail/numer telefonu], który będzie w środku, aby Ci pomóc. W przeciwnym razie odpowiem na twój e -mail po powrocie.

Dziękuję za e -mail.

Obecnie uczestniczę w [wydarzeniu] targi [miejsce], od [daty] do [daty]. Będę miał ograniczony dostęp do moich e -maili, co oznacza, że ​​nie będę w stanie odpowiedzieć na chwilę.

Jeśli chcesz się ze mną pilnie skontaktować, zadzwoń do mnie na następujący numer telefonu: [Numer telefonu].

Dziękuję za e -mail.

Obecnie jestem w ruchu, aby wziąć udział w/w [nazwa wydarzenia] w [Place]. Odpowiem na e -maile, gdy tylko będę miał taką możliwość, ale jest prawdopodobne, że moja odpowiedź potrwa trochę czasu.

Jeśli przejdziesz do/do [nazwy wydarzenia], nie wahaj się zatrzymać na naszym stanowisku nr [numer stanowiska] i możemy to omówić bezpośrednio.

Model nieobecności na wakacje

Jeśli Twoja firma jest zamknięta z powodu święta państwowego, większość twoich kolegów, a nawet wszystkich, nie będzie działać. Dlatego przesłanie nieobecności w biurze musi wskazywać nadawcy, że nie powinni oczekiwać odpowiedzi przed ponownym otwarciem Twojej firmy.

Zalecamy, abyś nie nalegał zbytnio na święto publiczne w swojej odpowiedzi, ponieważ nie wszyscy spedytatorzy to świętują, że życzą Wesołych Świąt lub Joyeuses Easter:

Dziękuję za e -mail.

Nasze biura są obecnie zamknięte z powodu [wakacji]. Wrócimy do [daty].

Odpowiem tak szybko, jak to możliwe, jak tylko wrócę.

Wewnętrzny model odpowiedzi w przypadku nieobecności

Wewnętrzna odpowiedź może użyć nieco bardziej nieformalnego języka, ale nie może być zbyt zrelaksowana. Pamiętaj, że wszyscy pracownicy, w tym członkowie zarządzania, będą mogli zobaczyć tę automatyczną odpowiedź, jeśli wyśle ​​Ci e -mail:

Obecnie jestem w [święta/święta/roczny urlop], ale wrócę na [datę].

Jeśli potrzebujesz pomocy, wyślij swoje e -maile bezpośrednio na [nazwisko], które zajmuje się moim/my/my [obciążeniem/recepcją/projektami] podczas mojej nieobecności.

W nagłych wypadkach możesz wysłać mi wiadomość na następujący numer telefonu: [Telefon].

Model nieobecności w przypadku urlopu macierzyńskiego

Pobieranie urlopu macierzyńskiego i wszelkich urlopów rodzicielskich często wymaga dłuższej nieobecności niż zwykły coroczny urlop. Jednak komunikaty używane w tej automatycznej odpowiedzi będą podobne:

Dziękuję za e -mail. Jestem nieobecny w biurze na urlop [macierzyństwo/ojcostwo/rodzicielstwo] z [data]. Mój powrót do biura jest zaplanowany na [datę].

W tym okresie nie będę konsultować się z moimi e -mail.

W mojej nieobecności prosimy o kontakt [nazwisko] pod następującym adresem lub numerem telefonu: [Adres e-mail/numer telefonu], który będzie w stanie Ci pomóc.

Modele wiadomości nieobecności do generowania potencjalnych klientów i promocji treści

Podobnie jak podpisy e -mail, wiadomości nieobecności mogą być używane do generowania potencjalnych klientów i promocji nowych treści. Możesz łatwo dodać zdanie lub dwa z wezwaniem do konkretnego działania, na przykład link do bezpłatnego procesu, zaproszenie do rejestracji na demonstrację lub promocję nowej książki elektronicznej lub białej księgi ::

Będę uczestniczyć w/w [wydarzeniu] z [daty] do [daty]. Dlatego nie będę w stanie odpowiedzieć na rzecz natychmiast.

Jeśli Twoja wiadomość jest pilna, skontaktuj się z naszym zespołem [dział/usługę] na następujący adres: [Adres e-mail], który będzie w stanie Ci pomóc.

Jeśli chcesz wypróbować nasz nowy/nowy [produkt], przejdź do naszej strony internetowej i zarejestruj się na bezpłatny proces [link do adresu URL bezpłatnego procesu].

Dziękuję za wiadomość.

Obecnie jestem nieobecny na urlop. Wrócę na [datę] i nie będę miał dostępu do moich e -maili podczas mojej nieobecności.

Jeśli Twoja wiadomość jest pilna, skontaktuj się [Nazwa kontaktu] na następujący adres lub numer telefonu: [Adres e-mail/numer telefonu], który z przyjemnością Ci pomoże. Po powrocie odpowiem na wszystkie moje e -maile.

Jednak skonsultowałeś się z naszą białą księgą ? Oferuje wiele przydatnych informacji na temat [wskaż motywy białej pracy]. Możesz uzyskać do niego dostęp tutaj: [link do adresu URL białej pracy].

Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w programie Outlook i Gmaila?

Perspektywy

1. Wybierać Plik > Automatyczne odpowiedzi (nieobecność, poza biurem) .

2. Kliknij Wyślij automatyczne odpowiedzi.

2. Kliknij automatyczne odpowiedzi.

3. Wybierz plażę dat, podczas której chcesz, aby Twoja wiadomość nieobecna została wysłana i wskazać, czy chcesz wysłać różne wersje dla swoich wewnętrznych współpracowników i osób spoza Twojej firmy.

4. Kliknij OK Aby zapisać ustawienia.

Gmail

1. Wybierać Ustawienia > Zobacz wszystkie parametry.

2. Na karcie ogólnej przewiń do automatyczna odpowiedź.

3. Wybierać Aktywowana automatyczna reakcja.

4. Po napisaniu wiadomości możesz zdecydować o datach, na które chcesz ją nadać, i osoby, które chcesz wysłać.

5. Kliknij Zapisz zmiany.